СЕКРЕТАРША И ЕЕ ШЕФ - Преуспевать с радостью - Николаус Б Энкельман

- Оглавление -


Секретарша начальника - центр любой фирмы. Если она работает умело, то во многом разгружает своего шефа, оказывает помощь сотрудникам фирмы, предоставляя определенную надежную информацию, и поддерживает других секретарш, предупредительно сотрудничая с ними.

Если секретарша работает плохо, то много суетится, все путает, передает шефу неверные сведения, тормозит работу всей фирмы и обращается со всеми как суровая самодержица.

Если вы работаете секретаршей, посмотрите на себя и свою работу критически, все ли функционирует как следует, хорошо ли отлажено взаимодействие с другими сотрудниками.

1. Не берите на себя смелость устанавливать распорядок рабочего дня своего шефа.

Не указывайте ему, не успев переступить порог его кабинета, что должно быть сделано, возможно, шеф наметил на этот день совершенно иной план. Не напоминайте ему без конца, что еще нужно выполнить.

2. Неуравновешенность.

Способствуйте тому, чтобы шеф имел возможность сконцентрироваться на одном вопросе, и не сбивайте его с толку своим неуравновешенным поведением и перескакиванием с одной мысли на другую.

3. Контакты.

Не стремитесь обращаться к шефу с каждой мелочью, а готовьте сразу несколько вопросов, требующих его решения, излагая их ему в порядке важности. Будьте кратки, точны, немногословны.

4. Подготовка к разговору с шефом.

Приготовьте все документы и материалы, которые могут понадобиться, чтобы разговор привел к выработке определенного решения.

5. Затягивание.

Способствуйте тому, чтобы принятие решения не затягивалось.

6. Принятие принципиальных решений.

Вносите предложения, помогающие выработать принципиальные окончательные решения, вместо того, чтобы получать промежуточные и вновь возвращаться к тем же вопросам.

7. Отвлечение.

Старайтесь исключить все, что могло бы отвлечь вашего шефа и этим затянуть решение каких-либо вопросов. Обеспечьте своему шефу возможность в определенные часы работать без помех. Предоставьте ему право распоряжаться своим временем. Действительно берегите время своего начальника.

8. Порядок.

Создайте в своем рабочем кабинете образцовый порядок, чтобы в случае необходимости шеф мог бы сразу же найти то, что ему требуется.

9. Ненужное.

Все ненужное уберите из своего рабочего кабинета.

10. Обзор, и свободные рабочие площади.

Следите за тем, чтобы в поле зрения шефа находились только те вещи, с которыми он должен работать.

Решающий принцип  эффективной организации труда: выполнять по порядку одно за другим, при этом все выполненное сразу же убирать со стола на место.

11. Шеф был в отъезде...

Когда шеф снова возвращается на рабочее место, то на несколько часов оградите его от посетителей. В это время он должен определить по степени важности очередность накопившихся в его отсутствие дел.

12. Когда шеф дает поручение...

Активно и сосредоточенно слушайте его. Перечислите все поручения в порядке их важности и срочности выполнения, чтобы удостовериться, что все понято правильно.

13. Кто звонил? Кто приходил?

Чтобы шеф мог адекватно и быстро реагировать, нужно собрать вместе все сообщения о посетителях или звонивших: когда, кто, по какому вопросу, была ли просьба об ответном звонке, по какому номеру телефона.

14. Номера телефонов.

Действительно ли только один раз понадобится определенный номер телефона? В случае сомнения надо немедленно записать его, чтобы позже он всегда был под рукой.

При возникновении новых деловых контактов, не откладывая, зафиксируйте адреса фирм и их номера телефонов.

В случае необходимости шеф должен иметь возможность сам без задержек найти все эти данные. 15. Звуковое лицо фирмы.

Вежливо и дружелюбно отвечайте на телефонные звонки. Голос должен быть жизнерадостным и четким. Ни в коем случае не допускайте пренебрежительного  тона. Отвечайте по телефону любезно, по-деловому, выражая постоянную готовность помочь.

При общении со звонящими не допускайте разграничения по классовому признаку.

У звонящих должна оставаться уверенность, что фирма еще долго будет оставаться передовой, молодой и процветающей.

16. Обещанные ответные звонки.

Обязательно сдерживайте обещание. Славьтесь своей надежностью.

Следите за тем, чтобы и шеф позвонил, если обещал  это сделать.

17. При большой нагрузке...

Делайте все по порядку: одно за другим.

Установите небольшие перерывы, чтобы удостовериться, соблюдается ли нужный порядок и выдерживается ли план. Установите очередность дел по степени их важности. Сохраняйте спокойствие.

1 8. Работа с почтой.

Должна быть безупречной, никаких послаблений. Чаще справляйтесь с написанием слов в словарях. Если возникают затруднения со знаками препинания, надо взяться за эту тему и проштудировать ее как следует.

Обращайте внимание на стиль переписки и правильность содержания.

Полученные письма внимательно прочитывайте и отвечайте на все поставленные в них вопросы.

В письмах давайте только проверенные сведения, не допускайте расплывчатых неточных сообщений. Проверяйте, все ли приложения к письмам в порядке. Точно соблюдайте правила оплаты почтовых отправлений, не наклеивайте марки просто на глазок.

Если шеф в отъезде, отправьте промежуточное сообщение до получения дальнейших распоряжений.

Во входящей корреспонденции важные сведения отметьте люминесцентным фломастером.

19. Делайте записи...

Не откладывая. Память не всегда так надежна, как этого хотелось бы.

Фиксируйте все идеи шефа в специальной картотеке.

20. Соблюдение сроков.

Как можно оперативнее просите шефа назвать вам все назначенные лично им сроки договоренностей, встреч и бесед.

21 . Больше действовать.

Меньше разговаривайте.

Не затягивайте выполнение дел: выполняйте их сразу.

22. Собственная речь и манера держать себя.

Ухоженный аккуратный вид. Дисциплинированное поведение. Дружелюбный настрой.

23. Сохранение тайн.

Никому не передавайте сведения конфиденциального характера. Не берите на себя руководство "внутрифирменной службой связи". Не проявляйте таланта при производстве и распространении слухов и сплетен.

Не оставляйте лежать открыто никаких документов, составляющих тайну.

 

Просмотров: 741
Категория: Библиотека » Психология


Другие новости по теме:

  • ВСЕ ИЛИ ПОЧТИ ВСЕ О КОЛЕСАХ - Как за рулем и выжить, и удовольствие получить - Ю. В. Гейко
  • 6. ЕСЛИ Я ЗНАЮ ОТВЕТЫ НА ВСЕ ВОПРОСЫ, ЗАЧЕМ МНЕ ДУМАТЬ? - Если хочешь быть богатым и счастливым не ходи в школу - Р. Кийосаки
  • Глава 23. Делайте все, что в ваших силах и считайте это своим успехом - Искусство успевать - А. Лакейн
  • Часть 7. Все, сразу, вместе. Пролог. - Терапевтические метафоры - Д. Гордон
  • Глава 2. Все, что нужно знать о бессоннице. - Средство от бессонницы - Андрей Курпатов
  • Глава 1. Все, что нужно знать о сне. - Средство от бессонницы - Андрей Курпатов
  • 19. "РЕКВИЗИТОМ МОЖЕТ СТАТЬ ВСЕ ЧТО УГОДНО" - Я вижу вас голыми. Как подготовитьск презентации и с блеском ее провести - Рон Хофф
  • КОЕ-КТО НЕ ХОЧЕТ, ЧТОБЫ ЕГО ОБНИМАЛИ - Когда ваш ребенок сводит вас с ума - Эда Ле Шан
  • КОЕ-КТО НЕ ХОЧЕТ, ЧТОБЫ ЕГО ОБНИМАЛИ - Когда ваш ребенок сводит вас с ума - Эда Ле Шан
  • КОГДА РЕБЕНОК ВСЕ ВРЕМЯ НОЕТ - Когда ваш ребенок сводит вас с ума - Эда Ле Шан
  • Глава 10. Для чего все это нужно. - Я читаю ваши мысли - Лиллиан Гласс
  • И все-таки что мы там делаем? - Я у себодна, или Веретено Василисы - Михайлова Е.Л.
  • 31. "ВСЕ ПРО НИХ". ПРОСТАЯ СХЕМА ВАШЕГО ОЧЕРЕДНОГО ВЫСТУПЛЕНИЯ - Я вижу вас голыми. Как подготовитьск презентации и с блеском ее провести - Рон Хофф
  • Все, что угодно, кроме правды. - Драма одаренного ребенка и поиск собственного Я - Алис Миллер
  • УПРАЖНЕНИЕ "Я ОДОБРЯЮ ВСЕ В СЕБЕ" - Как исцелить свою жизнь - Л. ХЕЙ
  • Все зависит только от Вас! (занятие второе) - Учимся говорить публично - Владимир Шахиджан
  • Как, вероятно, все это начиналось. - Человек находит дpуга - Конрад Лоренц
  • 24. ДОЛЖЕН ЛИ Я ПОСЫЛАТЬ СВОЕГО РЕБЕНКА В ШКОЛУ? - Если хочешь быть богатым и счастливым не ходи в школу - Р. Кийосаки
  • 16. Чтобы стать своим собственным консультантом, познайте себя - Самогипноз. Руководство по изменению себя- Брайан М. Алман, Питер Т. Ламбру
  • Заключение. МЫ ВСЕ ДОЛЖНЫ ПОМОЧЬ! - Освобождение от психологического насилия- Стивен Хассен
  • Шаг десятый. НЕ ИСПОРТИТЕ ВСЕ ДЕЛО - Как избежать одиночества - Нита Такер
  • 7. Память длиною в жизнь: история Фунеса, человека, который помнил все - Как безошибочно запомнить до 10 тысяч наименований - Тони Бьюзен
  • Глава 3. Все это есть В УМЕ - Язык взаимоотношений (мужчина и женщина) - Пиз А. и Б.
  • Часть вторая. ПЕРВЫЕ 90 СЕКУНД, КОТОРЫЕ РЕШАЮТ ВСЕ - Я вижу вас голыми. Как подготовитьск презентации и с блеском ее провести - Рон Хофф
  • II. 2. СИСТЕМНЫЙ АНАЛИЗ ("ИЗ ОДНОГО - ВСЕ") - Системные описания психологии - Ганзен
  • Все это — о тайнах любви - Отношения любви. Норма и патология- Кернберг О.Ф.
  • ЧТО ЖЕ НАМ ДЕЛАТЬ ДЛЯ ТОГО, ЧТОБЫ НАШ РЕБЕНОК НЕ СТАЛ НАРКОМАНОМ? - Как спасти детей от наркотиков - Данилины
  • ГЛАВА IX. ПОРАЖЕНИЕ - ЛУЧШЕЕ ВРЕМЯ НАЧАТЬ ВСЕ СНАЧАЛА - СЕЗОНЫ ЖИЗНИ. Жизнь и коммерция похожи на времена года - Джим Рон
  • Глава 2. Все дети могут стать физически совершенными - Гармоничное развитие ребёнка - Г.Доман
  • Глава 8. СРЕДСТВА МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ - упор делать не на центральные, как все, а на местные - Путь наверх - Гусев В.



  • ---
    Разместите, пожалуйста, ссылку на эту страницу на своём веб-сайте:

    Код для вставки на сайт или в блог:       
    Код для вставки в форум (BBCode):       
    Прямая ссылка на эту публикацию:       





    Данный материал НЕ НАРУШАЕТ авторские права никаких физических или юридических лиц.
    Если это не так - свяжитесь с администрацией сайта.
    Материал будет немедленно удален.
    Электронная версия этой публикации предоставляется только в ознакомительных целях.
    Для дальнейшего её использования Вам необходимо будет
    приобрести бумажный (электронный, аудио) вариант у правообладателей.

    На сайте «Глубинная психология: учения и методики» представлены статьи, направления, методики по психологии, психоанализу, психотерапии, психодиагностике, судьбоанализу, психологическому консультированию; игры и упражнения для тренингов; биографии великих людей; притчи и сказки; пословицы и поговорки; а также словари и энциклопедии по психологии, медицине, философии, социологии, религии, педагогике. Все книги (аудиокниги), находящиеся на нашем сайте, Вы можете скачать бесплатно без всяких платных смс и даже без регистрации. Все словарные статьи и труды великих авторов можно читать онлайн.







    Locations of visitors to this page



          <НА ГЛАВНУЮ>      Обратная связь