Тамара Майлс. Приоритеты в тайм-менеджменте. Управление временем

Продолжение. Начало см:
Третий уровень: тайм-менеджмент

Вторая «П» в принципе тайм-менеджмента обозначает приоритеты. В своей книге о навыках высокоэффективных людей Стивен Кови пишет, что «важно не сделать вашим приоритетом расписание, а расписать ваши приоритеты». Распределение всех задач в порядке их приоритета дает понимание того, какие именно действия помогают вам продвинуться вперед, приближают к вашим целям и к важным делам, так чтобы последние не оказались вдруг неожиданно срочными.

Определение приоритетов по принципу срочности и важности

Одну из наиболее информативных концепций, с которой я познакомилась и на практике, и в теоретических исследованиях, Кови и другие авторы называют «матрицей срочности/важности». Пока я не узнала об этом простом подходе к определению приоритетов, мне было довольно сложно объяснять своим клиентам, как справиться с этой задачей. С помощью данного метода вы гораздо проще будете выделять приоритетные задачи в повседневной рутине и в долгосрочной перспективе. Он поможет вам ответить на простой вопрос: что для меня самое важное, над чем я должен работать в первую очередь?

Существует множество вариантов и интерпретаций «матрицы срочности/важности» при управлении временем. Самый известный бразильский эксперт по тайм-менеджменту Кристиан Барбоса из компании Triad Productivity Solutions усовершенствовал эту концепцию, добавив еще один элемент — «обстоятельства» и создав таким образом, как он сам это назвал, «триаду тайм-менеджмента». Под «обстоятельствами» в этом контексте понимаются ненужные действия, социальные обязательства, любая активность, которая оборачивается пустой потерей времени. возможно, вам стоит включить эту категорию, когда вы будете определять приоритет всех ваших задач по принципу «срочности/важности».

На рис. представлена слегка измененная «матрица срочности/ важности». Эти изменения я внесла в классический вариант после того, как опробовала его на своих тренингах и в деятельности консультанта и тренера. Эта же схема лежит в основе всего последующего обсуждения.

тайм-менеджмент
Рис. Определение приоритетов по принципу «срочности/важности»

Начнем с определений «важное» и «срочное».

  • Важные задачи — это значимые задачи. Именно от них во многом зависит ваш успех и достижение целей.
  • Срочные задачи требуют немедленных действий или внимания, но чаще всего не имеют отношения к достижению ваших целей.

Оперируя этими двумя терминами, вы сможете решить, чем стоит заняться в первую очередь. Мы с вами уже определили продуктивность: это выполнение самого важного в первую очередь и, в частности, выполнение того, что быстрее всего приведет вас к вашим целям. При планировании деятельности и определении приоритетов сконцентрируйтесь на важных задачах, то есть тех, которые относятся к категориям «важно и Срочно» и «важно и не срочно» (рис.).

Категория 1. Важно и Срочно

Задачи тайм-менеджмента, которые вы отнесли к этой категории (блок 1 на рис. ), надо выполнить в обязательном порядке:

  • Срочные непредвиденные задачи. Как бы тщательно вы ни планировали деятельность, всегда возникают непредвиденные обстоятельства. И тогда вам требуется потратить время на решение этих вопросов, хотя они и не были внесены в ваш календарь заранее. в зависимости от важности и срочности этих обстоятельств, возможно, вам даже придется отложить какието из запланированных дел, чтобы справиться с неожиданно возникшими.
  • Принципиально важные встречи. Это основополагающий фактор продвижения вашей карьеры или проекта.
  • Сроки сдачи проекта. Это не те сроки, которые вы устанавливаете сами для себя, а те, которые были оговорены в качестве ваших обязательств и нарушение которых приведет к неблагоприятным последствиям для вас.

Следует помнить, что гораздо легче включить задачи из категории «важно и Срочно» в ваш календарь и понять, как с ними справиться, если у вас есть четкое представление обо всех ваших делах на день или на неделю.

Категория 2. Важно и Не срочно

Задачи из этой категории обеспечивают ваш успех. К блоку 2 на рис. относится следующее:

  • Подготовка и стратегическое планирование. Сформулируйте, в чем заключаются ваши личные и профессиональные цели, а также цели компании. Долгосрочное планирование поможет свести к минимуму или вовсе исключить появление дел из категории «важно и Срочно».
  • Работа над проектами. Планируйте свою работу так, чтобы проекты не начинали зависеть от дедлайнов и не становились источником проблем.
  • Обучение и профессиональное развитие. Это та деятельность, которая оказывает значительное влияние на ваш профессиональный рост и достижение целей.
  • Занятия спортом, отдых и забота о себе. не забудьте включить эти важные и несрочные дела в ваш календарь, чтобы они стали вашими приоритетами.

Категория 3. Не важно и Срочно

Стоит научиться избавляться от всех тех задач, которые относятся к категории «не важно и Срочно». Они вызывают ненужный стресс. К блоку 3 на рис. 7.1 относится следующее:

  • Возможности с ограничением по времени. Иногда нам выпадает какая-то возможность, но, чтобы ею воспользоваться, необходимо успеть до конкретного срока. Поскольку ограничение по времени создает у нас ощущение срочности, очень легко потерять голову и переоценить важность. Так что сделайте паузу и решите, действительно ли это хорошая возможность или просто еще одна задача, на которую вы только впустую потратите время.
  • Просьбы о предоставлении информации или о помощи. Обычно, когда люди просят о помощи или запрашивают информацию, они ожидают немедленной реакции с вашей стороны, и сказать «нет» бывает затруднительно.
  • Дедлайны, установленные вами. Слишком часто люди без объективной необходимости сами устанавливают себе дедлайны по проектам или результатам.

Категория 4. Не важно и Не срочно

Постарайтесь избегать задач, которые попадают в категорию «не важно и не срочно» (блок 4 на рис.).

  • Непредвиденные паузы в работе. Стандартные примеры: люди, которые приходят без приглашения, незапланированные телефонные звонки, отвлекающие мысли.
  • Телефонные звонки. К ним относятся звонки «для поддержания отношений», без определенной цели, не несущие информации, не требующие дальнейших действий.
  • Деловые встречи. Плохо организованные деловые встречи, на которых не достигаются цели, нет обмена информацией и не происходит никаких действий.
  • «Похитители времени». Это все те дела, которыми мы занимаемся, чтобы не работать по-настоящему, в том числе перекладывание бумаг, прокрастинация*, просмотр сайтов или телепрограмм, присутствие в социальных сетях.

*Прокрастинация (от лат. procrastinatus: pro«вместо», «впереди» и crastinus — завтрашний) — склонность к постоянному «откладыванию на потом» неприятных мыслей и дел. Прим. ред.

Зачастую мы попусту теряем бо' льшую часть нашего времени. На просмотр телевизора американцы в среднем тратят около 30 часов в неделю. Конечно, мне, как и всем, нравятся качественные телевизионные программы, а телевидение занимает достойное место в индустрии развлечений, однако сегодня слишком много людей проводят бесконечные часы перед телевизором. а ведь это время можно было бы использовать, чтобы продвинуться хотя бы на шаг к своей цели. Это время можно было бы с большей пользой потратить на саморазвитие или завершение проектов и задач, которые «висят» на вас. Избегайте того, что «не важно и не срочно». Сосредоточьте усилия на действительно важных задачах и проектах, которые оказывают наибольшее влияние на ваш успех, карьеру и ощущение счастья.

Сравним весь процесс с наполнением стеклянного сосуда. Сначала в сосуд нужно поместить камни и мелкую гальку, затем песок и только потом наливать воду, потому что, если начать с воды, для всего остального просто не останется места. если вы представите, что ваши самые важные дела и проекты — это камни и галька, и внесете их в свой календарь первыми, то все остальное — песок и вода — появится в вашем календаре там, где для этого найдется свободное время.

В конце концов вы научитесь говорить «нет», отказываться от тех дел, которые становятся для вас пустой тратой времени, и сводить к минимуму неважные задачи. Чем больше вы практикуете навыки тайм-менеджмента, чем эффективнее расставляете задачи в порядке их приоритета, тем лучше будете оценивать реальную важность каждой задачи и понимать, нужно ли вам браться за ее выполнение. Когда вы узнаете больше о тайм-менеджменте и поймете ценность собственного времени, то станете более тщательно его оберегать и пресекать попытки других людей «воровать» ваше время пустыми разговорами и неважными делами.

Определение приоритета задач в тайм-менеджменте по принципу их срочности и важности поможет вам понять, чем следует заниматься в течение рабочего дня, недели, месяца и года. вы будете работать над теми задачами, которые приведут вас к достижению целей. Кроме того, это позволит осмыслить, какие цели вы должны перед собой поставить, когда выделяете максимум возможного времени на достижение того, что является самым важным. Уделяя больше внимания тому, на что вы тратите свое время, вы начнете лучше понимать, как направить усилия на более значимые дела.

Основные выводы

  • Определяйте приоритеты своих дел и задач. Это станет гарантией того, что вы занимаетесь тем, что наиболее важно.
  • Оценивайте каждое дело и задачу с позиции их срочности и важности.
  • Следите за тем, сколько времени вы тратите на дела, отвлекающие вас от действительно важных задач.

Просмотров: 363
Категория: Статьи » Психология Другие новости по теме:

  • Время, стресс и суета. Психология времени
  • А.В. Федоров, А.А. Левицкая, О.И. Горбаткова,. Направления, цели, задачи, авторские концепции аудиовизуальных медийных трактовок темы школы и вуза в советском кино эпохи «застоя» (1969-1985)
  • Тамара Майлс. Исполнение в тайм-менеджменте. Прокрастинация и перфекционизм
  • Тамара Майлс. Третий уровень: тайм-менеджмент
  • Дэн Вальдшмидт. Почему нужно уметь понимать людей, чтобы стать успешным?
  • 15 вещей, которые нужно перестать делать. - Психология успеха
  • Тайм-менеджмент: простые способы управления временем
  • Семь психологических правил, которые помогают жить
  • Андрей Торнов. Нервная система: проблемы которые вы имеете и знания, которых вы не имеете
  • Денис Бондаренко. Учебник — чтобы учиться, а лопата — чтобы копать! Внутрикорпоративное обучение и бизнес-тренинги.
  • Мыть руки следует не только перед едой, но и после принятия важных решений
  • Елена Карташова. Ошибки, которые не дают вам разбогатеть
  • Георгий Почепцов. Влияния, которые подтолкнули Россию к конфликту
  • Григорий Чаусовский. Технотронная психотехнология повышения эффективности образно-символической визуализации для прикладных задач психонейроиммунологии
  • Ласло Бок. Рекрутинг персонала: что делать, чтобы рекрутировать лучше
  • О чем не нужно думать во время секса
  • Кто больше всех врет на работе?
  • Стивен Кови - 7 навыков высокоэффективных людей
  • Рюта Кавашима. Как тренировать мозг, чтобы поумнеть. Развитие префронтальной коры
  • Почему с возрастом время летит все быстрее
  • Что поможет вам справиться с гневом и востановить равновесие
  • Елена Джеро. Новый Год: до, во время и после
  • Время года влияет на остроту ума. Сезонная пластичность когнитивных способностей.
  • Кристина Валько. Психологическое давление и манипуляции: Время говорить «Нет»
  • Арлин Одергон. Терроризм и государственный террор. Цели терроризма
  • Как контролировать удаленных сотрудников, чтобы они делали все вовремя, хорошо и с первого раза?
  • Почему время ускоряется с возрастом?
  • Когда нужно быть эгоистом. Примеры эгоистичного поведения, за которое вам не должно быть стыдно
  • Кирилл Стасевич. Зависимость от соцсетей: почему мы все время возвращаемся в Фейсбук
  • Александр Марков. Почему самки приматов кричат во время секса?



  • ---
    Разместите, пожалуйста, ссылку на эту страницу на своём веб-сайте:

    Код для вставки на сайт или в блог:       
    Код для вставки в форум (BBCode):       
    Прямая ссылка на эту публикацию:       






    Данный материал НЕ НАРУШАЕТ авторские права никаких физических или юридических лиц.
    Если это не так - свяжитесь с администрацией сайта.
    Материал будет немедленно удален.
    Электронная версия этой публикации предоставляется только в ознакомительных целях.
    Для дальнейшего её использования Вам необходимо будет
    приобрести бумажный (электронный, аудио) вариант у правообладателей.

    На сайте «Глубинная психология: учения и методики» представлены статьи, направления, методики по психологии, психоанализу, психотерапии, психодиагностике, судьбоанализу, психологическому консультированию; игры и упражнения для тренингов; биографии великих людей; притчи и сказки; пословицы и поговорки; а также словари и энциклопедии по психологии, медицине, философии, социологии, религии, педагогике. Все книги (аудиокниги), находящиеся на нашем сайте, Вы можете скачать бесплатно без всяких платных смс и даже без регистрации. Все словарные статьи и труды великих авторов можно читать онлайн.







    Locations of visitors to this page



          <НА ГЛАВНУЮ>      Обратная связь